Privacyverklaring

Jouw privacy is belangrijk voor ons

Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens van onze leden, toekomstige leden en bezoekers van onze website.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze gebruiken en welke rechten je hebt.

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is: Willy Jadouk, Leuvensesteenweg110, 3370 Boutersem

Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw

Correspondentieadres: [nog aan te vullen]

E-mailadres: info@triptrapkumtich.be (beschikbaar vanaf de lancering van onze nieuwe website)

Voor vragen over de verwerking van je persoonsgegevens of het uitoefenen van je privacyrechten kun je contact opnemen met onze vereniging via bovenstaande contactgegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Voor onze ledenadministratie en de goede werking van Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw verwerken we, afhankelijk van de situatie, de volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: voornaam, familienaam en geboortedatum.

• Adresgegevens: straat, huisnummer, postcode en gemeente.

• Contactgegevens: e-mailadres en eventueel telefoonnummer.

• Lidmaatschapsgegevens: informatie over je aansluiting bij onze wandelclub en Wandelsport Vlaanderen.

• Wandelactiviteiten: gegevens over deelname aan clubactiviteiten en wandelprestaties, voor zover die aan onze club worden bezorgd.

Wanneer je via het inschrijvingsformulier op onze website een aanvraag tot lidmaatschap indient, verzamelen we de gegevens die je zelf in dat formulier invult.

We beperken de verzameling van persoonsgegevens tot wat nodig is voor onze ledenadministratie en clubwerking.

Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw gebruikt je persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die verband houden met onze clubwerking.

Meer bepaald gebruiken we deze gegevens voor:

• Ledenadministratie: het verwerken van inschrijvingen, het beheren van lidmaatschappen en het opvolgen van het lidgeld.

• Aansluiting bij Wandelsport Vlaanderen: het doorgeven van de noodzakelijke gegevens voor de officiële aansluiting en de bijbehorende ledenverzekering.

• Communicatie: het bezorgen van clubnieuws, uitnodigingen, praktische informatie en ons clubblad Het TripTrapke.

• Clubactiviteiten: het organiseren van wandelingen, busreizen, ledenactiviteiten en andere evenementen.

• Wandelprestaties: het verwerken van ingediende wandelbladen voor eventuele voordelen, zoals een korting op het ledenfeest.

• Ongevalsaangiften: het behandelen en opvolgen van verzekeringsdossiers wanneer dat nodig is.

We gebruiken je persoonsgegevens niet voor commerciële verkoop aan derden.

Met wie delen we je persoonsgegevens?

Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. We delen deze alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze clubwerking of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:

• Wandelsport Vlaanderen: voor de registratie en het beheer van je lidmaatschap en de bijbehorende verzekering.

• De verzekeraar: wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling van een ongevalsaangifte.

• Dienstverleners: zoals Google, voor het verwerken van aanvragen via ons online inschrijvingsformulier, en onze website- en e-mailaanbieders voor hun respectieve diensten.

• Bevoegde instanties: wanneer een wettelijke verplichting ons daartoe verplicht.

Binnen onze vereniging hebben alleen de bestuursleden die deze gegevens voor hun taken nodig hebben toegang tot de betreffende informatie.

Wij verkopen je persoonsgegevens niet aan derden.

Hoelang bewaren we je persoonsgegevens?

Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

Voor onze ledenadministratie hanteren we de volgende principes:

• Actieve leden: we bewaren hun gegevens zolang het lidmaatschap loopt.

• Voormalige leden: we bewaren hun gewone ledengegevens maximaal twee jaar na het einde van hun lidmaatschap. Daarna worden deze verwijderd, tenzij een langere bewaring noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

• Aanvragen tot lidmaatschap: wanneer een aanvraag niet tot een inschrijving leidt, verwijderen we de gegevens zodra ze niet meer nodig zijn voor de afhandeling ervan.

• Online inschrijvingsformulieren: gegevens die via Google Formulieren worden ontvangen, verwijderen we zodra de inschrijving volledig is afgehandeld en de gegevens correct zijn opgenomen in onze ledenadministratie.

• Boekhoudkundige en verzekeringsgegevens: hiervoor kunnen andere wettelijke of noodzakelijke bewaartermijnen gelden.

Zo zorgen we ervoor dat persoonsgegevens niet onnodig lang worden bijgehouden.

Welke rechten heb je?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Je hebt onder andere het recht om:

• Je gegevens in te kijken: je kunt vragen welke persoonsgegevens wij van jou bewaren.

• Je gegevens te verbeteren: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.

• Je gegevens te laten verwijderen: je kunt onder bepaalde voorwaarden vragen om je persoonsgegevens te wissen.

• De verwerking te beperken: je kunt in bepaalde gevallen vragen om je gegevens tijdelijk niet verder te verwerken.

• Bezwaar te maken: je kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens.

• Je gegevens over te dragen: wanneer dit recht van toepassing is, kun je vragen om je gegevens in een bruikbaar digitaal formaat te ontvangen.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact op met het bestuur van Trip-Trap Kumtich via onze officiële contactgegevens.

Ben je van mening dat je persoonsgegevens niet correct worden verwerkt? Dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de Belgische toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en verkeerd gebruik.

We besteden daarbij aandacht aan:

• Beperkte toegang: het eigen ledenbestand van Trip-Trap Kumtich is uitsluitend toegankelijk voor de voorzitter en de secretaris. Andere bestuursleden kunnen, voor zover nodig voor hun bestuurstaken en volgens de toegekende toegangsrechten, ledengegevens raadplegen via Wandelsport Vlaanderen.

• Veilige opslag: digitale ledenbestanden en documenten worden zorgvuldig bewaard en beschermd.

• Vertrouwelijkheid: bestuursleden gaan discreet om met de persoonsgegevens van onze leden.

• Regelmatige controle: we bekijken welke gegevens nog nodig zijn en verwijderen informatie die niet langer bewaard moet worden.

We streven ernaar om persoonsgegevens zo veilig en zorgvuldig mogelijk te verwerken.

Vragen over je privacy?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw met je persoonsgegevens omgaat?

Neem dan gerust contact op met het bestuur van onze vereniging.

Wandelclub Trip-Trap Kumtich vzw

E-mailadres: info@triptrapkumtich.be

Correspondentieadres: Leuvensesteenweg 110, 3370 Boutersem.

We behandelen vragen over persoonsgegevens zorgvuldig en beantwoorden verzoeken binnen de wettelijke termijnen.